Hoe zorgt u voor een GDPR-proof klantenbestand?

Vijf belangrijke aandachtspunten

Alles draait om uw (zakelijke) klanten. Hoe meer u over ze weet, des te nauwkeuriger u daar op kunt inspelen en bedrijfsresultaten optimaliseert. Veel bedrijven besteden bepaalde activiteiten binnen de organisatie uit. Denk aan catering, ICT en facilitair beheer. Klantenbestanden en databases zijn echter nog veelal geheel in eigen beheer. Hoe weet u zeker dat u op de juiste manier met het klantenbestand omgaat en het GDPR-proof is? Nu we het nieuwe jaar in gaan, is dit het uitgelezen moment om daar even bij stil te staan!

De huidige stand van zaken rondom de GDPR

Inmiddels is de GDPR ruim een half jaar van kracht; tijd om de balans op te maken. Het belangrijkste resultaat is dat bijna tienduizend mensen een privacyklacht hebben ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het gaat met name om schending van privacyrechten op het moment dat meer gegevens worden uitgevraagd dan noodzakelijk. Daarnaast maakt men vaak meldingen over het ongewenst doorgeven van persoonsgegevens aan derden. Zakelijke dienstverleners, de IT-sector en de overheid komen er het slechtst vanaf.

Vijf vereisten voor een GDPR-proof database

U heeft vast en zeker al een hoop maatregelen getroffen. Toch zetten we de belangrijkste nog even op een rij, zodat u bovengenoemde klachten uit de weg gaat.

1. Zorg voor expliciete toestemming bij het verzamelen van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u in uw databases heeft opgeslagen, moeten altijd legitiem verkregen zijn. Dit geldt voor zowel ‘standaard’ persoonsgegevens als pseudo-anonieme gegevens. Standaard persoonsgegevens zijn NAW-gegevens zoals het telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Pseudo-anonieme gegevens zijn niet direct herleidbaar naar een persoon. Denk aan IP-adres, gebruikers ID en medewerkers ID. De verkregen persoonsgegevens mag u niet voor andere zaken gebruiken dan hetgeen u toestemming voor heeft gevraagd. Net als bij B2C is het bij B2B-marketing verplicht om een opt-in te vragen voor commerciële en charitatieve e-mails. Met andere woorden: een e-book sturen omdat iemand het heeft aangevraagd mag wel, maar diegene zomaar maandelijks een nieuwsbrief toesturen mag niet. De wet maakt daarbij geen onderscheid tussen persoonlijke en zakelijke contacten.

2. Stel een heldere privacyverklaring op

Het is belangrijk dat u aangeeft welke (zakelijke) gegevens u van mensen gebruikt en met welk doel. De privacyverklaring moet in eenvoudige taal precies en volledig uitleggen wat u met de persoonsgegevens doet. Ook wijst u personen op hun rechten, zoals het aanpassen, inzien en zelfs laten vernietigen van gegevens. Daarom is het belangrijk dat in uw organisatie duidelijk is welke gegevens men daadwerkelijk over iemand verwerkt. Denk ook aan B2B- en/of B2C-data die u bij derden plaatst, zoals in uw marketing automation tool.

3. Waak ervoor dat niet iedereen de klanten- en medewerkersbestanden kan inzien

Breng in kaart welke personen toegang tot persoonsgegevens hebben en welke rechten zij genieten. Installeer een goed beveiligde verbinding naar de database-omgeving en realiseer een back-up strategie. Daarnaast is het goed om altijd beveiligde servers te gebruiken en gegevens bij het versturen te versleutelen. Om aan te kunnen tonen dat de beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk werken dient u ze periodiek te testen.

4. Stel een verwerkersovereenkomst op die aan de GDPR-regels is aangepast

Schakelt u verwerkers in? En schakelen zij wellicht weer subverwerkers in? Zorg dat u deze hele keten inzichtelijk heeft: waar staat de data en waar gaat het heen? Stel daarom altijd een verwerkersovereenkomst op. Daarin legt u de onderlinge afspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens vast, zoals:

  • het verwerken in opdracht;

  • het melden van datalekken;

  • het meewerken aan security audits;

  • de geheimhoudingsplicht.

Daarnaast wordt in de overeenkomst vastgelegd, dat van de verwerker wordt verwacht dat hij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treft.

5. Formuleer een protocol voor het verwijderen van persoonsgegevens

Classificeer de persoonsgegevens zodanig dat u aan de wettelijke bewaartermijnen voldoet. Stel vervolgens een protocol op voor het corrigeren en verwijderen van persoonsgegevens, waarbij u ook verifieert of degene die de gegevens wijzigt daar recht toe heeft. Ook B2B-bedrijven moeten duidelijk op papier zetten wat de reden is en hoe lang ze een zakelijke contactpersoon en zijn gegevens opslaan.

Een gegarandeerd veilige manier van werken

Goede data is onontbeerlijk bij het doen van marketing en sales. Bij SalesQ beschikken we over een database waar we mensen met de juiste kennis en skills bij inzetten en de modernste software-applicaties op toepassen. Indien nodig leggen we speciaal voor u een database aan, gebaseerd op diverse bronnen. En niet geheel onbelangrijk: wij zijn ISO-gecertificeerd (9001 en 27001) wat een veilige manier van werken garandeert!

Wilt u meer weten over hoe u goed met klantbestanden omgaat of ontdekken hoe SalesQ uw organisatie kan versterken? Ga naar salesq.nl/pre-sales/klantenbestanden of neem direct contact met ons op via +31 23 7113200.

Werken bij salesQ

Leer alle ins & outs van sales!

Wil jij alles, maar dan ook echt álles van sales leren? Of ben je een ervaren salesprofessional en toe aan de volgende stap in je carrière? Werken bij SalesQ is werken in een internationaal bedrijf met ambities. Het streven is niet het groeien in grootte, maar in het leveren van steeds betere kwaliteit. Onze dromen zijn groots. Wil je geld verdienen én werken aan jouw droom? Lees dan vooral verder en solliciteer op jouw baan.

Bij SalesQ voel ik me thuis”

SalesQ is een jong, internationaal bedrijf, gespecialiseerd in pre-sales, sales en after sales. Het gezellige SalesQ-team bestaat uit een mooie mix van jonge en ervaren professionals. Wij werken in een professionele, inspirerende en bovenal huiselijke locatie met karakter: een oude Union Chocoladefabriek in Haarlem.

Met het professionele en gevarieerde klantenportfolio word ik elke dag beter”

Sales saai? Bij ons niet! Door de diversiteit in opdrachtgevers en een groot aantal lopende campagnes is bij ons geen dag hetzelfde. Persoonlijke groei, veiligheid en openheid staan altijd voorop. Omdat we alleen business to business-opdrachtgevers hebben, werk je tijdens kantoortijden. B2B vergt bovendien een professionelere aanpak dan consumentensales en is daarmee ook leerzamer. Zo word je elke dag beter en dankzij de SalesQ Academy en onze samenwerking met studytube.nl krijg je volop training zodat je je talent steeds verder ontwikkelt. Dat werkt twee kanten op: jij krijgt interessante doorgroeimogelijkheden naar accountmanager of teamlead en wij kunnen onze opdrachtgevers hoge kwaliteit bieden.

And last but not least…

Je krijgt bij ons behalve de doorgroeimogelijkheden en trainingen ook een goed salaris en… elke dag regelen we een gratis lunch, elke week een borrel en elk kwartaal een teamuitje! Kom jij ons gezellige team versterken? Wil je weten hoe lekker onze koffie is? Of welke leuke teamuitjes op de agenda staan? Feest jij het volgende succes met ons mee? Bekijk onze vacatures en solliciteer direct! We zijn namelijk ook erg benieuwd naar jouw ideeën.

Vijf gouden tips voor een succesvol verkoopgesprek!

Vijf gouden tips voor een succesvol verkoopgesprek!

Het hele internet staat vol met verkooptips. Voor de een werken bepaalde tips heel goed en voor de ander totaal niet. Waar ligt dat nu aan?

Ik werk alweer een aantal jaar als sales-agent aan de telefoon. Van verschillende managers heb ik tips en tricks mogen ontvangen om méér uit mijn gesprekken te kunnen halen. Maar lang niet alle tips werken voor mij. Waarom werkt die tip wel bij die ander?

Smartbound, dé slimme koppeling tussen Content en Contact

Smartbound, dé slimme koppeling tussen Content en Contact

Deze dagen staan we op allerlei manieren in contact met onze klanten en doelgroepen. We maken actief contact, we reageren op klanten die met ons contact zoeken en dan is er nog die hele diffuse groep die ‘contact’ met je heeft op het internet. Het samenbrengen van deze stromen en daar een optimale conversie uit halen, noemen we ‘Smartbound’. Dus niet alleen outbound marketing, niet alleen inbound of online marketing, maar een slimme combinatie daarvan.

Trots op ISO certificaten 27001 en 9001

Trots op ISO certificaten 27001 en 9001

Afgelopen week heeft SalesQ officieel de certificaten in ontvangst genomen voor ISO certificering 27001 (Informatiebeveiliging) en ISO 9001 (Kwaliteitsmanagement). In april waren we al succesvol door de audit gekomen en hadden we bewezen dat zowel de informatiebeveiligingsprocessen als het kwaliteitsmanagement van SalesQ een solide en veilige structuur heeft en goed georganiseerd is. Vooral in het licht van de aangescherpte privacywetgevingen (GDPR) waar alle bedrijven vanaf mei 2018 mee te maken krijgen, zijn deze ISO certificeringen van groot belang. De audit voor deze normen wordt elk jaar herhaald.

Cold Calling? Met deze tips lukt het jou ook!

Cold Calling? Met deze tips lukt het jou ook!

Heb je al te vaak “geen interesse” gehoord? Vind je het spannend mensen te bellen die je niet kent? Ben je bang maar door te ratelen omdat je niet goed weet wat je moet zeggen? Wil je nieuwe business, maar weet je niet goed hoe je dat moet aanpakken? Verlam je bij het idee om cold calls te moeten maken? Of je hebt een andere reden om de telefoon niet op te pakken om meer business te genereren?  

Het is ook niet makkelijk. Cold calling is ook zeker niet iets wat je ‘eventjes’ gaat doen. Het vergt voorbereiding en een strategie. Met deze tips haal jij ook meer omzet uit de markt.

Van B2B naar B4B; Hoe SalesQ inzet op zakelijk wederzijds geluk.

Van B2B naar B4B; Hoe SalesQ inzet op zakelijk wederzijds geluk.

Wij zien onszelf als een bedrijf dat sales ademt; ‘We don’t take no for an answer’, zweren bij ‘spin-selling’ en vieren onze successen met een knal op de gong. Toch maken deze eigenschappen ons bedrijf niet uniek, en zeker niet binnen een sterk concurrerende markt.
 
Tijdens ons herformuleringsproces viel ons oog op een artikel over business for business, een term die in 2013 werd geïntroduceerd als verzamelnaam voorrealtime service richting opdrachtgevers’. Dit klinkt als een zeer logisch principe, maar blijkt vijf jaar na oorsprong maar weinig aan populariteit te hebben gewonnen. SalesQ identificeerde zich echter direct met het idee van een bedrijf wat in dienst van andere bedrijven werkt, en zo werd onze visie herschreven.

Wat betekent de GDPR* voor uw marketing en sales?

Wat betekent de GDPR* voor uw marketing en sales?

Volgend jaar mei gaat er veel veranderen op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Geen e-mailmarketing, direct calling of sales meer??

U heeft nu nog iets minder dan één jaar de tijd om te zorgen dat alle klantenbestanden aan de eisen voldoen. Anders loopt u het risico dat deze gegevens volgend jaar niet meer bruikbaar zijn voor sales en marketing.